Warum Ihr Microsoft 365 kein Backup ist

„Unsere Daten liegen doch in der Cloud.“

Diesen Satz hören wir häufig von Handwerksbetrieben und kleinen Unternehmen. Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint funktionieren zuverlässig. Deshalb entsteht oft der Eindruck, dass alle Daten automatisch vollständig gesichert sind.

Doch hier liegt ein gefährlicher Irrtum:

Microsoft 365 ist eine Cloud-Plattform, aber keine vollwertige Backup-Lösung für Ihre Unternehmensdaten.

Im Ernstfall können E-Mails, Dokumente oder Kundendaten verloren gehen.

Warum Microsoft 365 allein nicht ausreicht

Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Plattform und schützt vor Hardware-Ausfällen.

Dazu gehören:

• Redundante Datenspeicherung
• Verfügbarkeit der Dienste
• Rechenzentrumssicherheit

Für die langfristige Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten sind jedoch Sie selbst verantwortlich.

Microsoft schützt die Plattform. Sie schützen Ihre Daten.

Typische Ursachen für Datenverlust

Gelöschte Benutzerkonten

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, werden Konten häufig gelöscht. Dabei können wichtige E-Mails, OneDrive-Daten, Kontakte oder Teams-Dateien verloren gehen.

Versehentliche Löschungen

Administratoren oder Mitarbeiter löschen manchmal versehentlich Postfächer, Teams oder SharePoint-Daten. Ohne separates Backup ist eine Wiederherstellung oft nur eingeschränkt möglich.

Cyberangriffe und Phishing

Gelangen Angreifer an Zugangsdaten, können sie E-Mails, Dokumente oder Projektunterlagen löschen. Häufig wird der Schaden erst Wochen später entdeckt.

Welche Microsoft-365-Daten sollten gesichert werden?

Ein professionelles Backup sollte mindestens folgende Bereiche abdecken:

• Exchange Online (E-Mails, Kalender, Kontakte)
• OneDrive (Dokumente und Projektdateien)
• SharePoint (Dokumentenbibliotheken und Teamseiten)
• Microsoft Teams (Dateien und Teamdaten)

Backup-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Für viele Handwerksbetriebe eignet sich Synology Active Backup for Microsoft 365.

Vorteile:

• Einmalige Investition statt hoher laufender Kosten
• Lokale Datenspeicherung
• Schnelle Wiederherstellung
• Schutz von Exchange, OneDrive, Teams und SharePoint

Besonders interessant für Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitern.

Kurzer Selbstcheck

Können Sie folgende Fragen mit „Ja“ beantworten?

• Lassen sich ältere E-Mails schnell wiederherstellen?
• Können Sie einen kompletten OneDrive-Ordner zurückholen?
• Sind Teams-Dateien separat gesichert?
• Wurde die Wiederherstellung bereits getestet?

Falls nicht, sollte Ihre Datensicherung überprüft werden.

Fazit

Cloud bedeutet nicht automatisch Backup.

Microsoft 365 bietet eine leistungsfähige Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, ersetzt jedoch keine professionelle Datensicherung. Wer E-Mails, Kundendaten und Projektunterlagen zuverlässig schützen möchte, benötigt eine eigenständige Backup-Strategie.

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Bildquelle: KI-generiert