Warum Ihr Microsoft 365 kein Backup ist

„Unsere Daten liegen doch in der Cloud.“

Diesen Satz hören wir regelmäßig von kleineren Unternehmen und Handwerksbetrieben.

Outlook, OneDrive, Teams und SharePoint laufen zuverlässig. Microsoft betreibt hochverfügbare Rechenzentren und die Daten sind jederzeit erreichbar.

Viele Unternehmer gehen deshalb davon aus, dass ihre Daten automatisch vollständig gesichert sind.

Doch genau hier liegt ein gefährlicher Irrtum:

Microsoft 365 ist eine Cloud-Plattform. Microsoft 365 ist jedoch keine vollwertige Backup-Lösung für Ihr Unternehmen.

Im Ernstfall kann das dazu führen, dass wichtige E-Mails, Kundendaten, Dokumente oder Projektunterlagen dauerhaft verloren gehen.

Warum Microsoft 365 allein kein Backup ersetzt

Microsoft sorgt dafür, dass die Infrastruktur verfügbar bleibt.

Das bedeutet:

• Schutz vor Hardware-Ausfällen
• Redundante Speicherung
• Verfügbarkeit der Dienste
• Rechenzentrumssicherheit

Microsoft übernimmt jedoch nicht die Verantwortung dafür, dass Ihre Unternehmensdaten jederzeit vollständig wiederhergestellt werden können.

Das sogenannte Shared Responsibility Model bedeutet:

• Microsoft schützt die Plattform
• Sie schützen Ihre Daten

Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

Ein Benutzerkonto wird gelöscht.

Dabei verschwinden möglicherweise:

• E-Mails
• OneDrive-Daten
• Teams-Dateien
• Kontakte
• Kalender

Viele Unternehmen bemerken erst später, dass wichtige Informationen fehlen.

Fehlkonfigurationen

Ein Administrator löscht versehentlich:

• Benutzerkonten
• Postfächer
• Teams
• SharePoint-Bibliotheken

Ohne separates Backup kann die Wiederherstellung schwierig oder unmöglich werden.

Bewusste Datenmanipulation

Nicht jeder Datenverlust ist ein externer Angriff.

Manchmal entstehen Schäden durch:

• ehemalige Mitarbeiter
• unzufriedene Angestellte
• interne Fehlbedienungen

Auch hierfür sollte ein unabhängiges Backup vorhanden sein.

Welche Daten sollten gesichert werden?

Ein professionelles Microsoft-365-Backup umfasst typischerweise:

Exchange Online

• E-Mails
• Kalender
• Kontakte
• Aufgaben

OneDrive

• Dokumente
• Bilder
• Projektdateien
• Kundenunterlagen

SharePoint

• Dokumentenbibliotheken
• Teamseiten
• Projekträume

Microsoft Teams

• Teamdaten
• Dateien
• Besprechungsinhalte

Typischer Schadensfall im Handwerk

Ein Mitarbeiter erhält eine gefälschte E-Mail.

Über einen täuschend echten Login-Link werden die Zugangsdaten gestohlen.

Der Angreifer meldet sich an und löscht:

• E-Mails
• Kundendokumente
• Angebote
• Auftragsunterlagen

Die Löschung wird zunächst nicht bemerkt.

Vier Wochen später sucht das Unternehmen nach wichtigen Projektdateien.

Ohne Backup beginnt dann oft eine aufwendige und kostspielige Datenrettung, sofern diese überhaupt noch möglich ist.

Welche Backup-Lösungen empfehlen wir?

Synology Active Backup for Microsoft 365

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen eine besonders attraktive Lösung.

Vorteile

• Einmalige Investition
• Keine hohen laufenden Lizenzkosten
• Lokale Datenspeicherung
• Schnelle Wiederherstellung
• Sicherung von Exchange, OneDrive, Teams und SharePoint

Besonders interessant für Handwerksbetriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern.

Woran erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen gefährdet ist?

Beantworten Sie diese Fragen:

• Können Sie eine E-Mail von vor 12 Monaten innerhalb weniger Minuten wiederherstellen
• Können Sie einen kompletten OneDrive-Ordner wiederherstellen?
• Sind Teams-Dateien separat gesichert?
• Wissen Sie, wie lange gelöschte Daten verfügbar sind?
• Wurde die Wiederherstellung bereits getestet?
• Gibt es eine Dokumentation des Backup-Konzepts?

Falls Sie eine oder mehrere Fragen mit „Nein“ beantworten, sollte Ihre Datensicherung überprüft werden.

Fazit

Microsoft 365 ist eine hervorragende Produktivitätsplattform. Viele Unternehmen verwechseln die Cloud jedoch mit einer vollständigen Datensicherung.

Cloud bedeutet nicht automatisch Backup.

Wer E-Mails, Kundendaten, Projektunterlagen und wichtige Dokumente zuverlässig schützen möchte, benötigt eine eigenständige Backup-Strategie.

Bereits ein einzelner Datenverlust kann deutlich teurer werden als eine professionelle Backup-Lösung.

Kostenloser Backup-Check für Unternehmen in der Umgebung

Sie möchten wissen, ob Ihre Microsoft-365-Daten ausreichend geschützt sind?

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Wir prüfen Ihre Microsoft-365-Umgebung, bewerten bestehende Sicherungen und zeigen Ihnen, wie Sie Exchange Online, OneDrive, Teams und SharePoint zuverlässig absichern können.

Bild Quelle: KI generiert